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Diseño de formularios en InDesign CC o Illustrator CC (1)

Diseño de formularios en InDesign CC o Illustrator CC (1).

Lo que desde el diseño gráfico se puede hacer y nunca hacemos.

Seguro que muchos de los que nos dedicamos al diseño gráfico nos hemos enfrentado en alguna ocasión al diseño de un formulario que un cliente, o para nuestra propia empresa, nos han encargado.

Como en muchas ocasiones en la maquetación, la sensación que un documento compacto y ordenado comunica dependerá del esfuerzo que hayamos empleado en comprender la utilidad real del uso de ese documento. Mucho más allá de la apetencia estética que tenga el autor del diseño.

Dedicar unos minutos a estudiar los campos del formulario nos revelará con un poco de sentido común que necesidades son esperables en cada campo. La longitud en caracteres o si se trata de un campo de fecha o un valor numérico con decimales.

Actualmente los diseñadores gráficos contamos con dos potentes entornos para el desarrollo de los formularios que, siempre que su destino final sea un formulario en formato PDF, pueden resultar muy cómodos y potentes.

Me refiero claro al programa de maquetación Adobe InDesing y Adobe Illustrator. Ambos en sus versiones Creative Cloud muestran ciertas prestaciones que nos pueden inclinar a desarrollar el diseño original en uno u otro programa.

Dicho esto voy a afirmar que un formulario de aspecto verdaderamente profesional difícilmente se puede desarrollar de manera completa con la nueva paleta de “formulario” que Adobe InDesing dispone en su versión CC. Es cierto que puede parecer muy cómodo (y ciertamente lo es si el formulario es muy sencillo) desarrollarlo con la paleta Interactivo> Botones y Formularios nos permite asignar campos de texto, botones de opción, combos desplegables y otras opciones habituales. Sin embargo resulta difícil controlar muchos otros parámetros que sin embargo en la fase posterior en Acrobat Pro resulta muchísimo más eficiente aplicar.

En mi caso la elección de uno u otro programa ha dependido en muchas ocasión de si se trata de un formulario multipágina y si además está integrado en una publicación tipo revista o libro en la que el formulario es una página más dedicada a la suscripción o otra opción similar que el cliente haya solicitado incluir.

Si esta es la situación, normalmente incluiré ese formulario en el propio layout de la maqueta y así lo integraré en el propio InDesign.

Sin embargo, si el formulario es un documento sencillo o forma parte del típico desplegable de un díptico o tríptico o un folleto algo más complejo, o incluso si es una sencilla hoja de la inscripción en la piscina de nuestro municipio, reconozco que estoy enamorado de la versatilidad y potencia que Illustrator CC muestra en sus últimas versiones.

En cualquiera de los dos casos estaremos frente a una hoja en blanco que tiene que cumplir varios compromisos:

  1. Ser fácilmente identificable su objeto: vamos algo tan sencillo como poner un título claro y explícito.
  2. Identificar quién solicita la información: quien pide los datos para un formulario debería siempre al menos tener la cortesía de identificarse claramente y por supuesto (y ahí entra incluso la LOPD) dejar claro cuál es el uso legítimo de esos datos y dónde estarán depositados.
  3. Tener los datos distribuidos de manera ordenada y fácilmente tabulables: esto es lo que nos va a permitir posteriormente avanzar rellenando y tabulando en el mismo orden que vamos leyendo.
  4. Dejar siempre “pistas” o indicaciones de lo que esperamos obtener en cada campo: puede parecer trivial pero indicaciones entre paréntesis tales como “escriba su nombre aquí” pueden ahorrar cientos de horas de trabajo con formularios rellenados erróneamente.
  5. Y sobre todo, sobre todo: no ser FEOS. Por dios, intentemos hacer la vida más agradable a los demás y de paso conseguiremos que completen nuestro formulario. Si resulta desagradable o ininteligible la probabilidad de que manden el papelote a hacer puñetas aumenta exponencialmente.

Todo esto puede parecer trivial pero os puedo enseñar muchísimos formularios de administraciones públicas o empresas privadas (en esto no se salva nadie) que parecen estar diciendo: “a ver si tienes narices de completarme”.

Finalmente, y una vez terminado el diseño haremos la “prueba del algodón” de los formularios: se trata de intentar dárselo a otra persona y pedirle que lo rellene con sus propios datos. Eso revelará los posibles fallos que nosotros inmersos en la labor de diseño no habremos detectado.

Una vez que el diseño esté validado llega el momento de pasarlo a formato PDF. Si estamos en InDesign se tratará de una exportación, y si estamos diseñando en Illustrator entonces en un “guardar como” ya que, como muchos sabéis, para Illustrator el PDF es un formato nativo.

Llegados a este punto vuelvo otra vez al inicio del post para dilucidar si es más conveniente uno u otro programa para el desarrollo inicial (habrá que pasar a Acrobat Pro posteriormente) de un formulario. En este sentido, y por las razones que expondré en el próximo capítulo de los Formularios, el problema se puede derivar de las posibles correcciones a que sea sometido el diseño en revisiones posteriores una vez acabado el diseño.

Muchos os preguntaréis “¿Pero no estaba validado el diseño? ¿no habíamos quedado en que el cliente lo había aprobado?” No voy a entreteneros mucho con esto, pero todos sabemos los fácil que es que un cliente a lo largo del uso del formulario se le “ocurra” la feliz idea de introducir un nuevo campo que había olvidado mencionar antes. Es la realidad, ocurre casi siempre y tenemos que estar preparados para ello. Hablaré como digo en el próximo post de los pasos de exportación y de las operaciones que siguen a la edición y mejora del formulario en Acrobat Pro.

Si os puedo adelantar que el objetivo final será obtener formularios que sean perfectamente completables en Acrobat Reader de las distintas plataformas y versiones y que el contenido que escribamos en los campos pueda ser guardado y enviado al destinatario.

Esto puede parecer también trivial pero en muy pocas ocasiones me encuentro formularios desarrollados en PDF que cumplan todas estas condiciones. En la mayoría de las ocasiones no pueden ser ni siquiera cumplimentados en los campos existentes, y si lo son, los cambios no pueden ser guardados en el Acrobat Reader.

Esta última opción, la de guardar los cambios de un formulario en Acrobat Reader, depende de una sencilla operación que debemos observar en el último paso de la generación del PDF destinado al “consumo” pero… en el 99% de los casos lamentablemente no es así. Nos vemos obligados a rellenarlos a mano o, en el mejor de los casos a rellenarlos e imprimirlos y escanearlos para enviarlos al destinatarios vía email. Una inmensa pérdida de tiempo y del aumento de la pérdida o incorrección de los datos que trabajosamente hemos rellenado.

Por no hablar de las prestaciones que las últimas versiones de PDF permiten de la captura de esos datos. El tema del manejo de los datos y de su incorporación a una base de datos puede dar para otro post completo más adelante, pero baste saber de momento que formateados adecuadamente todos los datos de cientos o miles de formularios, si hemos guardado ciertas precauciones pueden ser capturados de manera automática y segura a nuestra BBDD. Buena cosa ¿verdad?

Curro Rodríguez
ADE Consultores en Comunicación